Pour des réunions professionnelles ou des soirées conviviales, les raisons de louer une salle sont multiples. Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le bon lieu pour son événement ?Quelle salle vous convient le mieux selon le format de votre événement ?Dans cet article, nous faisons l’inventaire.
Forme de l’événement
Que vous soyez indépendant ou salarié d’une entreprise, vous avez sans doute été confronté au problème du choix du lieu d’accueil de votre événement. Ce choix se base dans un premier temps sur les objectifs que vous poursuivez et donc sur le type d’événement que vous souhaitez organiser.
Les réunions professionnelles sont des moments importants dans la vie d’une entreprise ou d’un projet. Petits-déjeuners de travail, séminaires thématiques, présentations ou présentations de rapports peuvent réunir un grand nombre d’invités. Dès lors, ils sont contraints de « quitter » leurs installations habituelles afin de recevoir dignement leurs participants. Avec autant d’options de salle à choisir lorsqu’il s’agit de louer une salle de réunion, choisir peut être un véritable casse-tête. La première question à se poser concerne le format de l’événement. Qu’arrive-t-il au processus? Allez-vous parler? Si oui, combien d’intervenants et combien de temps durent les interventions. Pour ce type d’événement, choisissez une salle bien équipée: projecteurs, écrans, micros, scène En fonction de la durée, choisissez une configuration de salle adaptée à votre réunion qui vous permettra d’enchaîner les séquences.
D’autres formes moins formelles permettent des emplacements plus originaux. Par exemple, le soir l’événement peut prendre la forme d’un apéritif dinatoire buffet après le travail ou organiser un moment de convivialité entre clients et prospects.Vous pouvez vous tourner vers des lieux plus conviviaux, comme les restaurants. Rendez-vous vers ce site pour nos logiciels annonces locatifs pour vous aider à bien choisir le lieu parfait de vos événements.
Quels sont les critères pour la sélection des salles?
Le succès ou l’échec d’un événement dépend souvent de plusieurs facteurs. Une salle trop grande pour un nombre limité de convives risque de gâcher la nuit avec l’impression d’une salle vide… Pour bien dimensionner une salle, appliquez la fameuse règle d’une personne par pied carré(ou un peu plus si les convives sont assis.
La localisation est également un critère déterminant. Aller dans les hypercentres quartiers à un chiffre garantit non seulement une fréquentation plus élevée, mais aussi des budgets locatifs plus élevés. Le Centre est également synonyme de prestige et de luxe.
Si vous souhaitez que votre événement ait une ambiance plus décontractée, n’hésitez pas à envisager un lieu différent: atelier, loft, bar par exemple pour personnaliser l’ambiance. Selon le format de votre événement, choisir un espace atypique pour marquer les esprits peut s’avérer payant.
Pensez également à l’accessibilité du lieu, y compris pouvoir accueillir des personnes en fauteuil roulant. Cela pourrait être un facteur décisif en fonction de votre invité.
Savoir la disponibilité des locations de salles
Après avoir choisi l’emplacement idéal, l’espace doit toujours être disponible à un prix abordable. Prenez votre temps pour choisir votre créneau avant de commencer à inviter.
Lorsqu’il s’agit de louer un espace , la demande et l’offre varient en fonction du moment où vous organisez votre événement. Il est généralement moins cher de louer une salle en début de semaine du lundi au mercredi en soirée. Le jeudi est une journée particulièrement appréciée pour s’organiser après le travail, mais le début de semaine sera assurément plus disponible.
Le timing est également important si vous souhaitez obtenir un bon prix de location. En fait, certains mois sont plus occupés que d’autres. La rentrée en septembre, les vacances consécutives en décembre et la Saint-Sylvestre en janvier sont des événements particulièrement appréciés des entreprises. Et lorsque le beau temps du printemps arrive, les terrasses et autres espaces extérieurs sont pris d’assaut.
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