Vous organisez un événement prochainement ? Bien sûr, vous voulez que votre événement soit un grand succès. Vous pouvez en partie vous en occuper vous-même en donnant à votre agence événementielle un briefing solide et complet dès le premier jour. Alors qu’est-ce que cela signifie exactement? Découvrez ici quelques trucs qui s’imposent tout de suite pour garantir un bel événement !
1. Votre objectif
Réfléchissez bien à l’avance à ce que vous souhaitez réaliser avec votre événement. Vous souhaitez lancer un produit ou mettre un département à l’honneur ? Vous souhaitez mettre à l’honneur vos collaborateurs ou votre événement a un but commercial ? Ensemble, établissez quelques indicateurs clés de performance pour la réussite de votre événement, afin que vous puissiez évaluer ensemble de manière pratique le lendemain si votre événement peut être considéré comme un succès.
2. Votre budget
Selon qui soutiendra financièrement l’événement, vous pouvez communiquer un budget signé par la direction à votre agence événementielle. Soyez honnête et réaliste quant à la taille de votre budget, afin que votre agence événementielle puisse démarrer très rapidement et pratiquement pour vous. Ils vous indiqueront les économies possibles ou les accents supplémentaires qui sont possibles dans votre budget.
3. Votre identité
Lorsque vous engagez une agence événementielle pour votre événement, il est préférable de commencer par présenter votre entreprise ou votre marque de manière approfondie. Expliquez comment votre entreprise ou votre marque a vu le jour, comment elle a évolué au fil des ans et à quoi ressemble votre culture d’entreprise aujourd’hui. Les valeurs, la vision et la mission que vous poursuivez en tant qu’entreprise ou marque sont également des données très intéressantes avec lesquelles travailler. En esquissant immédiatement une image claire, votre agence événementielle sait immédiatement qui vous êtes et ce que vous représentez. De cette façon, leur équipe peut inclure toutes ces informations dans leur brainstorming dès le début.
4. Votre identité d’entreprise
Pour que l’événement s’intègre parfaitement à votre entreprise, il est bon de présenter le style de votre maison lors de la réunion. Cela peut être intégré et l’événement devient vraiment quelque chose qui s’intègre parfaitement à votre entreprise. Par exemple, apportez du matériel de marketing ou votre livre blanc avec vous. Les choses peuvent-elles être un peu plus lâches? Vos planificateurs d’événements aiment aussi entendre des blagues internes depuis les murs du bureau !
5. Vos invités
Essayez de briefer le plus clairement possible le profil de vos invités auprès de votre agence événementielle. Quel est votre public cible : l’événement est-il orienté vers l’interne ou vers l’externe ? Les invités sont-ils des clients ou des employés ? Avez-vous une liste de personnes à qui vous pouvez écrire et inviter de cette manière, ou votre agence événementielle doit-elle également s’occuper du recrutement de vos invités ?
6. Vos priorités
Avez-vous déjà une période ou un lieu en tête, ou souhaitez-vous en discuter au préalable avec votre agence événementielle ? Votre agence connaît probablement de nombreuses salles de fêtes, lieux d’événements et chapiteaux appropriés dans différentes régions. Si vous -ou votre responsable- avez déjà une opinion bien arrêtée sur certains aspects de votre événement, par exemple sur le type de restauration que vous souhaitez, la décoration ou les animations pour événements spécifiques, n’hésitez pas à la transmettre à votre agence événementielle.
7. Votre histoire
Peut-être avez-vous déjà organisé un événement similaire dans le passé, et avez-vous déjà noté les choses à faire et à ne pas faire pour la prochaine édition ? Alors n’hésitez pas à le mentionner à votre agence événementielle. De cette façon, ils savent quelle formule fonctionne bien ou non au sein de votre groupe cible.
